Στο πλαίσιο προώθησης της ψηφιακής μεταρρύθμισης και αυτοματοποίησης των διαδικασιών στη Δημόσια Διοίκηση, καθιερώθηκε η ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις. Ειδικότερα, με τις διατάξεις των άρθρων 148 - 154 του Ν.4601/2019 (Α΄44), όπως ισχύουν, προβλέφθηκε, μεταξύ άλλων, η υποχρέωση των οικονομικών φορέων για έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων στο πλαίσιο δημοσίων συμβάσεων του Ν.4412/2016, προς τους Φορείς του Δημοσίου Τομέα.
Ο χρόνος έναρξης της υποχρέωσης υποβολής ηλεκτρονικών τιμολογίων από τους οικονομικούς φορείς ορίσθηκε με την υπ’ αριθ. 52445 ΕΞ 2023/4.4.2023 ΚΥΑ (Β’ 2385) η οποία όρισε ειδικά, ότι για τις αναθέτουσες αρχές, εκτός Κεντρικής Διοίκησης, η εν λόγω υποχρέωση άρχεται για δαπάνες σε εκτέλεση συμβάσεων, οι διαδικασίες σύναψης των οποίων εκκινούν μετά την 1η Ιουνίου 2024.
Συνεπώς οι οικονομικοί φορείς, ως προμηθευτές στο πλαίσιο έργων/προγραμμάτων που διαχειρίζεται ο Ε.Λ.Κ.Ε, υποχρεούνται να εκδίδουν ηλεκτρονικά τιμολόγια σε διαδικασίες σύναψης συμβάσεων ο χρόνος έναρξης των οποίων είναι μετά την 1η Ιούνιου 2024.
Υποχρέωση υποβολής ηλεκτρονικού τιμολογίου δεν υφίσταται για δημόσιες συμβάσεις ήσσονος αξίας, δηλαδή για συμβάσεις εκτιμώμενης αξίας ίσης ή κατώτερης του ποσού των 2.500€ χωρίς Φ.Π.Α.
Ως ηλεκτρονικό τιμολόγιο ορίζεται το τιμολόγιο που έχει συνταχθεί σύμφωνα με το ευρωπαϊκό πρότυπο έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων το οποίο έχει ενταχθεί στο Εθνικό Σύστημα τυποποίησης για τον καθορισμό εθνικού μορφότυπου ηλεκτρονικού τιμολογίου στο πλαίσιο των Δημοσίων Συμβάσεων] και το οποίο διαβιβάζεται και παραλαμβάνεται σε διαρθρωμένη ηλεκτρονική μορφή, η οποία επιτρέπει την αυτόματη και ηλεκτρονική επεξεργασία του. Δεν αποτελούν ηλεκτρονικά τιμολόγια για τις δημόσιες συμβάσεις, τιμολόγια τα οποία δεν έχουν συνταχθεί σύμφωνα με τους κανόνες του εθνικού/ευρωπαϊκού προτύπου και έχουν δρομολογηθεί μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΚΕΔ) ή αποτελούν αρχείο εικόνας, αρχείο pdf κ.λπ., ή το τιμολόγιο το οποίο έχει εκδοθεί μέσω της εφαρμογής “timologio” της Α.Α.Δ.Ε.
Επισημαίνεται ότι ο Ε.Λ.Κ.Ε ως αναθέτουσα αρχή, έχει προβεί σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες προκειμένου να είναι δυνατή η παραλαβή, διαχείριση και πληρωμή των ηλεκτρονικών τιμολογίων των οικονομικών φορέων, ενώ θα περιλαμβάνει στα έγγραφα της διαδικασίας ανάθεσης των συμβάσεων καθώς και στο ιδιωτικό συμφωνητικό, εφόσον προβλέπεται η υπογραφή του, ρητή πρόβλεψη αναφορικά με την υποχρέωση των οικονομικών φορέων για έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων. Προς τούτο θα αναγράφονται απαραίτητα στα έγγραφα της σύμβασης:
i) Ο Κωδικός του ΕΛΚΕ Π.Θ. ως Αναθέτουσας Αρχής για την ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι: 1020.E00678.0001, βάσει του οποίου θα γίνεται η δρομολόγηση του ηλεκτρονικού τιμολογίου στο πληροφοριακό σύστημα του Ε.Λ.Κ.Ε.
ii) Το στοιχείο αναφοράς αγαθού/υπηρεσίας στο οποίο θα αναφέρεται ο ΑΔΑ της ανάληψης υποχρέωσης ή ο κωδικός ΣΑΕ όταν η δαπάνη βαρύνει το ΠΔΕ
iii) Το στοιχείο αναφοράς της σύμβασης στο οποίο θα αναφέρεται ο ΑΔΑΜ της σύμβασης εφόσον υπάρχει ή η τιμή 0 στην περίπτωση που δεν υπάρχει
iv) Ο Κωδικός έργου, στο πλαίσιο του οποίου εκδίδεται το συγκεκριμένο ηλεκτρονικό τιμολόγιο (σχετικό πεδίο στο ηλεκτρονικό τιμολόγιο: στοιχείο αναφοράς αγοραστή)
Τέλος, επισημαίνεται ότι η επιτυχής, από τεχνικής απόψεως, παραλαβή των ηλεκτρονικών τιμολογίων, στο πληροφοριακό σύστημα του Ε.Λ.Κ.Ε., χρονοσημαίνεται και γνωστοποιείται στον οικονομικό φορέα μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας (ΚΕΔ), εκκινεί την προθεσμία του Ε.Λ.Κ.Ε για την πληρωμή ενώ παράλληλα λαμβάνεται υπόψη για τη διαχείριση του φακέλου της δαπάνης.
Αναλυτικές οδηγίες για την ηλεκτρονική τιμολόγηση στις δημόσιες συμβάσεις παρέχονται στην ιστοσελίδα της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) στη διαδρομή
https://www.gsis.gr/polites-epiheiriseis/pliromes-kai-eispraxeis/e-invoice