Υπογεγραμμένη σύμβαση (αντικείμενο αξίας μεγαλύτερης των 2.500€ χωρίς ΦΠΑ)
ή εναλλακτικά
Έγγραφη προσφορά του Επιστημονικά Υπευθύνου και έγγραφη αποδοχή της προσφοράς από την εταιρία.
α) Η οργάνωση του συνεδρίου θα πρέπει να τελείται υπό την αιγίδα του Τμήματος
β) Η Επιτροπή Ερευνών δε χρηματοδοτεί συνέδρια εκτός της έδρας του Πανεπιστημίου
Το έντυπο Αποδοχής Έργου συμπληρώνεται και υποβάλλεται από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο στην Επιτροπή Ερευνών προκειμένου να εγκριθεί η υλοποίηση του ερευνητικού προγράμματος μέσω του Ειδικού Λογαριασμού Κονδυλίων Έρευνας καθώς και η κατανομή κατά κατηγορία δαπάνης της χρηματοδότησης κάθε ερευνητικού προγράμματος.
Σημειώνεται η υποχρέωση για πλήρη και ορθή συμπλήρωση του πίνακα Συγκρότησης Ερευνητικής Ομάδας (βλ. πίνακα 2 του εντύπου Δ1), που υποβάλλεται στον ΕΛΚΕ. Επιπλέον επισημαίνεται ότι θα πρέπει να προκύπτει σαφώς η συνάφεια του γνωστικού αντικειμένου των συμμετεχόντων στην Ερευνητική ομάδα (τίτλοι σπουδών, ειδικότητα, τμήμα προέλευσης κλπ).
Η αναμόρφωση του προϋπολογισμού είναι δυνατή μετά από έγκριση της Επιτροπής Ερευνών αν κατά την εκτέλεση του έργου προκύψει ανάγκη.
Αρμόδιο όργανο για την παρακολούθηση της υλοποίησης του φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργων ΕΣΠΑ και Κοινοτικών Πρωτοβουλιών είναι η ορισθείσα Επιτροπή Πιστοποίησης Παραδοτέων (βλ. πίνακα 3 του εντύπου Δ1)
Στην αίτηση αποδοχής επισυνάπτονται η σύμβαση μεταξύ Πανεπιστημίου Θεσσαλίας και φορέα χρηματοδότησης καθώς και όλα τα σχετικά παραρτήματα. Σε περίπτωση που δεν προκύπτει συνάφεια του γνωστικού αντικειμένου στον πίνακα της ερευνητικής ομάδας θα πρέπει να υπάρξει επαρκής αιτιολόγηση, για την αναγκαιότητα πρόσληψης του συγκεκριμένου ατόμου. Σε περίπτωση αναμόρφωση Π/Υ που αφορά έργα στα οποία υπάρχουν σχετικές συμβατικές δεσμεύσεις – απαιτείται η έγκριση της αναμόρφωσης από τον Φορέα Χρηματοδότησης.
Το έντυπο αυτό συμπληρώνεται και εκτυπώνεται πλέον από την εφαρμογή Webdoc.
Με την ολοκλήρωση του έργου, ο ΕΥ υποβάλλει στην Επιτροπή Ερευνών τελική έκθεση με τα αποτελέσματα του ερευνητικού έργου
Α) κατάλογος δημοσιεύσεων σε επιστημονικά περιοδικά, με αναλυτικά στοιχεία (τίτλος, συγγραφείς, περιοδικό, τόμος, έτος, σελίδα)
Β) κατάλογος παγίων που αποκτήθηκαν στα πλαίσια του έργου (εκτύπωση λογιστηρίου) και τυχόν αιτήματα καταστροφής ή διάθεσης τους.
Γ) αναλυτική τελική έκθεση το έργου που έχει σταλεί στο φορέα χρηματοδότησης.