Έντυπα

Όταν η μετακίνηση αφορά σε μόνιμους υπαλλήλους (π.χ ΕΤΕΠ, ΕΕΔΙΠ, ΙΔΑΧ) απαιτείται η προσκόμιση σχετικής άδειας απουσίας τους από το αρμόδιο όργανο στο οποίο υπάγονται. 

1. Εισιτήρια (κάρτες επιβίβασης όταν η μετακίνηση γίνεται με αεροπλάνο) κάθε δημόσιου μεταφορικού μέσου.
2. Απόδειξη πώλησης εισιτηρίων προκειμένου για αεροπορικά εισιτήρια.
3. Τιμολόγια ξενοδοχείων (invoices) ή αποδείξεις παροχής υπηρεσιών τουριστικού γραφείου με voucher για διανυκτέρευση 
4. Τιμολόγια εγγραφής σε συνέδρια (invoices, receipts) και βεβαίωση συμμετοχής ή πρόγραμμα συνεδρίου όπου θα αναφέρεται η παρουσίαση επιστημονικού άρθρου ή πρόκληση συμμετοχής για συνεργασία
5. Φωτοτυπία της άδειας κυκλοφορίας ΙΧ όταν η μετακίνηση γίνεται με αυτοκίνητο, καθώς και φωτοτυπία διαβατηρίου όταν η μετακίνηση γίνεται σε χώρες εκτός Ευρωπαϊκής Κοινότητας.
6.  Έκθεση πεπραγμένων, στην οποία ο μετακινούμενος θα περιγράφει τις δραστηριότητες στις οποίες συμμετείχε κατά τη μετακίνηση του (δεν απαιτείται έκθεση όταν η μετακίνηση γίνεται για συμμετοχή σε συνέδριο και υπάρχει πρόγραμμα).

Υπογεγραμμένη σύμβαση (αντικείμενο αξίας μεγαλύτερης των 2.500€ χωρίς ΦΠΑ) 

ή εναλλακτικά

Έγγραφη προσφορά του Επιστημονικά Υπευθύνου και έγγραφη αποδοχή της προσφοράς από την εταιρία.

Α) κατάλογος δημοσιεύσεων σε επιστημονικά περιοδικά, με αναλυτικά στοιχεία (τίτλος, συγγραφείς, περιοδικό, τόμος, έτος, σελίδα)
Β) κατάλογος παγίων που αποκτήθηκαν στα πλαίσια του έργου (εκτύπωση λογιστηρίου) και τυχόν αιτήματα καταστροφής ή διάθεσης τους.
Γ) αναλυτική τελική έκθεση το έργου που έχει σταλεί στο φορέα χρηματοδότησης.