Σε συνέχεια της από 6/17.03.2020 απόφασης του Ειδικού Επταμελούς Οργάνου της Επιτροπής Ερευνών σχετικά με το ως άνω θέμα, σας ενημερώνουμε για τα κάτωθι:
Τα αιτήματα των επιστημονικά υπευθύνων για κάλυψη, από πόρους των έργων τους, του κόστους έκδοσης αεροπορικών εισιτηρίων και του κόστους εγγραφής ή/και λοιπών εξόδων, όταν ο σκοπός μετακίνησης (συνέδριο, Project meeting) αναβλήθηκε ή ακυρώθηκε λόγω των μέτρων αποφυγής ενδεχόμενης διασποράς του κορωνοϊού COVID-19, θα γίνονται αποδεκτά μόνο και εφόσον οι ανωτέρω δαπάνες θεωρούνται επιλέξιμες από το φορέα χρηματοδότησής τους.
Ειδικότερα:
(α) Σε όλες τις περιπτώσεις έργων (ανεξαρτήτως του φορέα χρηματοδότησης), οι επιστημονικά υπεύθυνοι οφείλουν να προβούν σε άμεσες ενέργειες διεκδίκησης και επιστροφής των χρημάτων που έχουν ήδη καταβληθεί και αυτό θα πρέπει να αποδεικνύεται με σχετική ηλεκτρονική αλληλογραφία.
(β) Όσον αφορά στα προγράμματα Horizon 2020, λαμβάνοντας υπόψη ότι η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει προβλέψει την δυνατότητα της επίκλησης της ρήτρας της «ανωτέρας βίας» στα συμβόλαια επιχορήγησης, οι επιστημονικά υπεύθυνοι (και εφόσον έχουν ήδη προχωρήσει στις ως άνω περιγραφόμενες ενέργειες) θα πρέπει να επικοινωνήσουν (είτε απευθείας είτε μέσω του συντονιστή του έργου) με τον Project Officer, αναφορικά με α) τη δυνατότητα εφαρμογής των κανόνων ανωτέρας βίας και β) της παροχής σύμφωνης γνώμης για το εάν οι ανωτέρω δαπάνες ή και τυχόν επιπρόσθετα κόστη (π.χ. κόστη ακύρωσης και επανέκδοσης εισιτηρίων) θεωρούνται επιλέξιμες για χρηματοδότηση από τα άμεσα κόστη. Εφόσον δεν υπάρχει η σύμφωνη γνώμη του ‘Project Officer’ για την κάλυψη των εξόδων από τις άμεσες δαπάνες του ευρωπαϊκού έργου και λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαίτερες συνθήκες που επικρατούν, είναι δυνατή η κατ’ εξαίρεση κάλυψη από τα έμμεσα κόστη του έργου.
(γ) Για τα έργα ΕΣΠΑ 2014-2020, όπως επίσης και τα έργα με φορέα χρηματοδότησης το ΕΛΙΔΕΚ, δεν είναι δυνατή η λήψη απόφασης, καθώς αναμένονται οδηγίες (κατόπιν υποβολής σχετικού αιτήματος από όλα τα ΑΕΙ) προς τις Διαχειριστικές Αρχές και την αρμόδια Ειδική Υπηρεσία Θεσμικής Υποστήριξης (ΕΥΘΥ) για την επιλεξιμότητα των εξόδων στο πλαίσιο προγραμματισμένων, αλλά μη υλοποιούμενων, μετακινήσεων.
(δ) Εφόσον οι επιστημονικά υπεύθυνοι καταθέτουν προς διεκπεραίωση στον ΕΛΚΕ, αιτήματα πληρωμής δαπανών, που αφορούν στην κάλυψη μέρους ή ολόκληρου του κόστους ακυρωμένων/αναβληθέντων μετακινήσεων, από πόρους των έργων τους, αυτό θα πρέπει να συνοδεύεται υποχρεωτικά από:
(i) Υπεύθυνη Δήλωση της/του μετακινούμενης/ου ότι το ποσό που αιτείται να καλυφθεί, δεν της/του έχει επιστραφεί.
(ii) Την επικοινωνία στην οποία θα αποδεικνύεται η αναβολή/ακύρωση της εκδήλωσης (λόγου μετακίνησης) και η προσπάθεια διεκδίκησης και επιστροφής των προκαταβολικά εξοφλημένων δαπανών μετακίνησης.
(iii) Για τα ευρωπαϊκά έργα, επιπλέον την επικοινωνία με τον 'Project Officer' (όπως προκύπτει παραπάνω).