Στο πλαίσιο της ολοένα αυξανόμενης ανάγκης για την εξ αποστάσεως διεκπεραίωση αιτημάτων, κάνοντας χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε.), κρίνεται αναγκαία η ενθάρρυνση της ηλεκτρονικής διακίνησης δικαιολογητικών, συνοδευτικών εγγράφων, πληροφοριών και δεδομένων μεταξύ του Ε.Λ.Κ.Ε., των Επιστημονικά Υπευθύνων αλλά και των εξωτερικών συνεργατών, προκειμένου να καταστεί εφικτός ο στόχος της επικοινωνίας, όπου αυτή απαιτείται, χωρίς την αυτοπρόσωπη παρουσία του ενδιαφερομένου στην υπηρεσία αλλά και για την παράκαμψη εξόδων αποστολής μέσω ταχυδρομείου και courier, των πρωτότυπων εγγράφων ή άλλων ενυπόγραφων έγχαρτων δικαιολογητικών.
Ειδικότερα επισημαίνονται τα ακόλουθα:
1. Ηλεκτρονική Διακίνηση Δικαιολογητικών και εγγράφων μέσω του WEBDOC
(α) Η ηλεκτρονική διακίνηση αιτημάτων, δικαιολογητικών και πάσης φύσεως συνοδευτικών εγγράφων διενεργείται μεταξύ των Επιστημονικά Υπευθύνων, των εξωτερικών συνεργατών και της Μονάδας Οικονομικής και Διοικητικής Υποστήριξης του Ε.Λ.Κ.Ε. η οποία είναι αρμόδια για την διοικητική και οικονομική διαχείριση των προγραμμάτων που εκτελούνται μέσω του Ε.Λ.Κ.Ε. καθώς και για τον έλεγχο, εκκαθάριση και πληρωμή των δαπανών στο πλαίσιο των προγραμμάτων αυτών. Για τον σκοπό αυτό έχει αναπτυχθεί και λειτουργεί κατάλληλο πληροφοριακό σύστημα (WEBDOC) που συνδέεται μέσω ηλεκτρονικής διεπαφής με οποιοδήποτε σύστημα υποστηρίζει την διοικητική και οικονομική διαχείριση της υπηρεσίας.
(β) Το πληροφοριακό σύστημα του Ε.Λ.Κ.Ε. λειτουργεί σε WEB περιβάλλον, αλλά και ως εφαρμογή για Windows. Στη διάθεση των χρηστών υπάρχει το παραγωγικό περιβάλλον (με πραγματικά δεδομένα) και το δοκιμαστικό περιβάλλον (test) για την εξοικείωση των χρηστών με το σύστημα. Η είσοδος στο WEBDOC είναι προσωποποιημένη και δύναται να πραγματοποιηθεί με τους παρακάτω τρόπους: (i) με την εισαγωγή κωδικού χρήστη και κωδικού πρόσβασης του WΕBDOC, (ii) με την εισαγωγή κωδικού χρήστη και κωδικού πρόσβασης e-mail του Πανεπιστήμιου Θεσσαλίας (LDAP), (iii) με την χρήση κωδικών του Taxisnet. Η πρόσβαση και απόδοση κωδικών της περίπτωσης (i) γίνεται κατόπιν επικοινωνίας με το Γραφείο Υποστήριξης του Πληροφοριακού Συστήματος του Ε.Λ.Κ.Ε.. Πληροφορίες σχετικά με άνοιγμα λογαριασμού υπάρχουν διαθέσιμες στη διεύθυνση: https://ee.uth.gr/el/content/webdoc#logariasmoi.
(γ) Τα παραστατικά, οι συμβάσεις, τα πάσης φύσεως συνοδευτικά έγγραφα και όλα τα δικαιολογητικά που υποστηρίζουν την διοικητική και την οικονομική υποστήριξη των προγραμμάτων, συγκεντρώνονται και αποθηκεύονται σε ηλεκτρονικό φάκελο του συστήματος, ανά αίτημα και κωδικό έργου. Μετά την αποθήκευσή τους, παράγονται από το σύστημα, σε μορφή ηλεκτρονικού αρχείου (.pdf), όλα τα απαιτούμενα αιτήματα προς τον Ε.Λ.Κ.Ε., τα οποία υπογράφονται ηλεκτρονικά από τα κατά περίπτωση αρμόδια όργανα. Σημειώνεται ότι η ηλεκτρονική υπογραφή των παραγόμενων αιτημάτων - συνοδευτικών εγγράφων, επέχει θέση βεβαίωσης για την πληρότητα του φακέλου αλλά και την ταύτιση τυχόν φυσικού αρχείου με τον αντίστοιχο ηλεκτρονικό φάκελο. Παράλληλα όσα εκ των εισερχομένων αιτημάτων ή εγγράφων παράγονται διά μέσω του πληροφοριακού συστήματος και φέρουν προηγμένη «ηλεκτρονική υπογραφή», γίνονται αποδεκτά από τον Ε.Λ.Κ.Ε., καθόσον η ως άνω εγκεκριμένη «ηλεκτρονική υπογραφή» έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη.
(δ) Μετά την υποβολή αιτήματος «προς έγκριση», ο/η επιστημονικά υπεύθυνος/η δεν δύναται να προβεί πλέον σε επεξεργασία του ηλεκτρονικού φακέλου με δεδομένο ότι αμέσως μετά αποκτά πρόσβαση στον φάκελο η εκκαθαρίζουσα υπηρεσία του Ε.Λ.Κ.Ε. (ε) Στην περίπτωση που η εκκαθαρίζουσα υπηρεσία του Ε.Λ.Κ.Ε., κρίνει ότι τα δικαιολογητικά/συνοδευτικά έγγραφα μιας δαπάνης είναι ελλιπή ή απαιτείται κάποια διόρθωση, ζητείται η συμπλήρωση ή/και διόρθωση αυτών από τον/ην Επιστημονικά Υπεύθυνο/η, ο/η οποίος/α αφού ενημερωθεί, προβαίνει σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες προκειμένου να ολοκληρωθεί η συγκέντρωση των απαραίτητων δικαιολογητικών.
2. Δυνατότητα ψηφιακής υπογραφής εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr).
Με απόφαση του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, έχει καθοριστεί η δυνατότητα έκδοσης ψηφιακών εγγράφων μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης. Κατά συνέπεια, όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά ή έγγραφα που συνοδεύουν τα αιτήματά σας, δύναται πλέον να υπογράφονται ψηφιακά μέσω της αναβαθμισμένης διαδικτυακής πύλης gov.gr, επιλέγοντας την ενότητα «Ψηφιακή Βεβαίωση Εγγράφου», για έγγραφα τα οποία απαιτείται να φέρουν μία υπογραφή (Υπεύθυνες δηλώσεις, βεβαιώσεις) ή την ενότητα «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» για έγγραφα που απαιτούν: (i) υπογραφές μεταξύ δύο φυσικών προσώπων (timesheets, εκθέσεις πεπραγμένων) και (ii) υπογραφές μεταξύ τριών η παραπάνω προσώπων (συμβάσεις απασχόλησης).
Διευκρινίσεις:
(α) Αναφορικά με τη διαδικασία ψηφιακής υπογραφής των συμβάσεων απασχόλησης, σημειώνεται ότι αρμόδιος υπάλληλος του Ε.Λ.Κ.Ε. θα εισέρχεται στην εφαρμογή «Ψηφιακή Βεβαίωση Ιδιωτικού Συμφωνητικού» https://www.gov.gr/ipiresies/polites-kai-kathemerinoteta/psephiakaeggrapha-gov-gr μεταφορτώνοντας και διαμοιράζοντας (ανά Α.Φ.Μ.), σε μορφή .pdf, τα έντυπα των συμβάσεων, τα οποία απαιτείται να φέρουν τις υπογραφές από περισσότερα των δύο προσώπων.
(β) Στη συνέχεια θα αποστέλλεται από τον Ε.Λ.Κ.Ε., ηλεκτρονικό μήνυμα (με σχετικό link μεταφοράς στη σελίδα προορισμού) με το οποίο θα ενημερώνονται οι παραλήπτες, για την υποχρέωση ολοκλήρωσης της ψηφιακής υπογραφής της σύμβασης που τους αφορά, μέσω της διαδικτυακής πύλης gov.gr.
(γ) Μετά την ηλεκτρονική επαλήθευση της ταυτότητάς τους από την πλατφόρμα gov.gr (μέσω μηνύματος στο κινητό τηλέφωνο), θα τους αποσταλούν κωδικοί μιας χρήσης (OTP-One Time Password). Όταν ολοκληρωθεί η διαδικασία και από τον τελευταίο συνυπογράφοντα θα αποτυπώνεται πλέον στο έγγραφο ο μοναδικός αναγνωριστικός κωδικός επαλήθευσης καθώς και η εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.
(δ) Προκειμένου να βελτιωθεί ο χρόνος που απαιτείται για την ανταλλαγή εγγράφων, αλλά και τη διεκπεραίωση των συναλλαγών οι ψηφιακά βεβαιωμένες συμβάσεις απασχόλησης, θα μεταφορτώνονται με ευθύνη του Ε.Λ.Κ.Ε., στον ηλεκτρονικό φάκελο του προγράμματος, ενώ παράλληλα δύναται να αναζητηθούν από το «Ψηφιακό Γραμματοκιβώτιο» των χρηστών μέσω της πύλης gov.gr. Σημειώνεται ότι η προαναφερόμενη διαδικασία είναι νομικά ισοδύναμη με έγγραφο που φέρει το γνήσιο της υπογραφής και δεν μπορεί να αντικατασταθεί από εναλλακτικά είδη υπογραφών (πλην των ιδιόχειρων), με βάση το ισχύον νομικό πλαίσιο. Η τοποθέτηση οποιασδήποτε άλλης μορφής υπογραφής (σκαναρισμένης, χαλαρής αποθήκευσης, ψηφιοποιημένης κ.τ.λ.) αποτελεί αιτία απόρριψης δαπανών ακόμα και αποκλεισμού από τη συμμετοχή του Ε.Λ.Κ.Ε. σε ηλεκτρονικούς διαγωνισμούς του Δημοσίου.
Κατόπιν των προαναφερθέντων, παρακαλούμε για την εφαρμογή της κείμενης νομοθεσίας και τη συνδρομή όλων στη γενικότερη προσπάθεια που καταβάλλεται για την επίσπευση του διοικητικού έργου, τη μείωση των λειτουργικών δαπανών αλλά και την ελαχιστοποίηση των διοικητικών επιβαρύνσεων για τους συναλλασσόμενους.
ΣΗΜΕΙΩΣΗ: Η χρήση «Ψηφιακής Υπογραφής» εξακολουθεί να υφίσταται για όσες και όσους διαθέτουν π.χ. USB Token και μπορούν, εφόσον το κρίνουν αναγκαίο, να συνεχίζουν να υπογράφουν είτε συμβάσεις απασχόλησης είτε άλλα έγγραφα και δικαιολογητικά που τους αφορούν, με τον τρόπο αυτό.