με δεδομένο ότι αποστέλλονται στο τμήμα νομικής υποστήριξης του ΕΛΚΕ, έγγραφα προς διεκδίκηση οφειλόμενων ποσών από εκτέλεση έργων/προγραμμάτων, χωρίς να συνοδεύονται από τα απαραίτητα αποδεικτικά στοιχεία, σας γνωρίζουμε ότι προκειμένου να καταστεί δικαστικώς επιδιώξιμη η σχετική απαίτηση, θα πρέπει να αποστέλλεται πλήρης φάκελος για κάθε υπόθεση (σε περίπτωση που κάποια από τα παρακάτω έγγραφα δεν έχουν περιέλθει στον ΕΛΚΕ, σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή), ο οποίος θα πρέπει να περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστον:
(α) Υπογεγραμμένη από τον Επιστημονικό Υπεύθυνο (ΕΥ) του έργου ΕΚΘΕΣΗ με το ιστορικό του έργου και ακριβή χρονολογική καταγραφή: (i) της ολοκλήρωσης του κάθε ενός τμήματος του έργου, (ii) της παράδοσης και της παραλαβής του κάθε ενός τμήματος του έργου, (iii) της παράδοσης και της παραλαβής του συνόλου του έργου, (iv) των εγγράφων οχλήσεων και απαντήσεων μεταξύ των συμβαλλομένων για ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση του έργου και την καταβολή της συμφωνηθείσης αμοιβής
(β) Τα νομιμοποιητικά έγγραφα του/των αντισυμβαλλομένου/ων και τις σχετικές αποφάσεις του/των προς σύναψη της σχετικής σύμβασης (π.χ. καταστατικά εταιρειών, πρακτικό ορισμού του νόμιμου εκπροσώπου της εταιρείας, αποφάσεις δημοτικού συμβουλίου ή οικονομικής επιτροπής του δήμου για ανάθεση του έργου κ.ά.),
(γ) Πρακτικά παράδοσης και παραλαβής του κάθε ενός τμήματος του έργου & πρακτικά παράδοσης και παραλαβής του συνόλου του έργου, νομίμως υπογεγραμμένα από το αρμόδιο όργανο του αντισυμβαλλομένου φορέα,
(δ) Όλα τα έγγραφα μεταξύ των συμβαλλομένων για ζητήματα που αφορούν την εκτέλεση του έργου ή/και την καταβολή της συμφωνηθείσης αμοιβής, μαζί με το διαβιβαστικό τους και αποδεικτικό αποστολής τους.
Επιπρόσθετα σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 14 του Οδηγού Χρηματοδότησης και Διαχείρισης του ΕΛΚΕ (ΦΕΚ 3895/Β/14.09.2020), (i) η οποιαδήποτε σύμβαση χρηματοδότησης, θα πρέπει να αποστέλλεται υποχρεωτικά στο κεντρικό email του Γραφείου Νομικής Υποστήριξης (rc.law@uth.gr), για έλεγχο και τυχόν τροποποιήσεις - βελτιώσεις, πριν την προσκόμισή της για διεκπεραίωση και υπογραφή από την νόμιμο εκπρόσωπο του ΕΛΚΕ, (ii) Σε περίπτωση οιασδήποτε εμπλοκής που αφορά την εκτέλεση της σύμβασης ή ιδίως την εξόφληση του εργολαβικού ανταλλάγματος, οι ΕΥ θα πρέπει να ενημερώνουν άμεσα το Γραφείο Νομικής Υποστήριξης, ώστε να λαμβάνονται εγκαίρως κατευθύνσεις και να μην λειτουργούν αυτοβούλως, ιδίως αποστέλλοντας έγγραφα τα οποία μπορεί να επιδράσουν αρνητικά στις τυχόν μελλοντικές δικαστικές επιδιώξεις του ΕΛΚΕ, (iii) Σε περίπτωση δικαστικής διεκδίκησης εκ μέρους του ΕΛΚΕ, οφειλόμενων προς αυτόν ποσών, οι ΕΥ υποχρεούνται να προσέρχονται και να καταθέτουν ως μάρτυρες κατά την ορισθείσα δικάσιμο ή όποιες τυχόν ορισθούν μετά από αναβολές, ενώπιον του Δικαστηρίου το οποίο είναι αρμόδιο, σύμφωνα με την σχετική πρόβλεψη στη σύμβαση.